Comunicación Ferial

Si tu empresa u organización participa o va a participar en alguna feria o exposición, en este artículo sobre Comunicación Ferial he intentado sintetizar algunas acciones promocionales que deberás incorporar a tu plan de marketing ferial,  que te ayudaran a sacar el máximo partido de vuestra participación.

Como verás, me he centrado únicamente en acciones preliminares, es decir, todo aquello que deberías tener en cuenta antes de participar en la feria, ya que serán éstas las que te ayudarán a traer clientes actuales o potenciales a tu stand.

Material gráfico ferial:

El material que desees entregar a tus visitantes deberás diseñarlo con suficiente antelación al evento. Has de tener en cuenta que se requiere mucho tiempo entre el diseño y la producción de las piezas gráficas, por lo tanto no lo dejes para lo último. Dos consejos más, el primero es que el material que lleves a la feria deberá tener coherencia en la línea gráfica, en segundo lugar prevé bien la cantidad de material a entregar, no hay nada peor que quedarse sin material a entregar. En ocasiones vale la pena tener dos versiones de algunos elementos, como por ejemplo un catálogo corporativo, uno completo y de calidad elevada, y otro folleto de calidad pero que resuma los servicios/productos en menos páginas.

Elementos gráficos:

Existe una infinidad de materiales gráficos a tener en cuenta, todo dependiendo de la actividad de tu empresa y de tus objetivos corporativos. Te resumo algunos elementos comunes que deberías tener en cuenta:
· Catálogo de presentación corporativa
· Catálogos específicos de productos o servicios
· Manuales de uso o fichas técnicas
· Folletos específicos con servicios / productos que se presentan en la feria
· Carpetas y tarjetas de visita
· Identificadores personales
· Merchandising para entregar como detalle a los visitantes
· Etc.

Elementos interactivos:

También existen un sinfín de elementos interactivos ha tu disposición, entre los más comunes tenemos el vídeo corporativo, las presentaciones interactivas (tipo Prezzi, Keynote, …), terminales PC-MAC con acceso a demostraciones, web, APP’s, etc. No deberemos olvidar el material interactivo que queramos entregar en diferentes soportes como CD-DVD, pen-drives, etc.

La imagen del Stand:

Si dispones de un stand de diseño, no deberás preocuparte demasiado por su imagen, ya que las empresas especializadas en el sector probablemente te lo ofrecerán “llaves en mano” y con pocas posibilidades de añadir más elementos decorativos. Para los que no dispongáis de un stand de diseño, deberéis tener en cuenta elementos gráficos como:
· Roll-up’s,
· Displays
· Panales o traseras en tela, madera o cartón pluma, vinilos…
· La rotulación del stand, etc.

Acciones promocionales:

Si no realizas acciones promocionales, estarás perdiendo posibilidades de ganar clientes o contactos durante tu participación ferial. A continuación te propongo algunas acciones promocionales, no tienes que hacerlas todas, únicamente aquellas que consideres relevantes para tus objetivos:

· Invitaciones / pases: la mayoría de ferias permite que las empresas participantes puedan invitar a sus contactos. Seguramente serán muy pocos los clientes actuales o potenciales los que realmente visitaran la feria, pero el solo hecho de invitarles ya te permite posicionarte y decirles que tu empresa participa en dicha feria del sector (el hecho de participar en una feria sectorial en muchos casos ya implica cierto prestigio). Si durante la feria vas a presentar alguna novedad, entregar algo interesante, hacer un descuento especial …, comunícalo junto con tu invitación.

Utiliza tu base de datos de marketing y comunicación, así como la de CRM para el envío de las invitaciones a la feria, promociones específicas o invitarles a eventos VIP en el marco de la feria.

· Tele-marketing / emailing: también puedes dar a conocer tu participación ferial mediante llamadas telefónicas o por email. Es recomendable comentarlo o invitar por teléfono a aquellos clientes o prospects que consideres que puedan estar interesados en asistir, y utilizar el email para el resto.

· Contactos presenciales: aprovecha las oportunidades que tengas cuando te encuentres con tus clientes actuales o potenciales para que tu o tu equipo comercial les invite a la feria y a las actividades o eventos que organicéis en vuestro stand. Comentarlo en persona y enviar por email la invitación a tus contactos preferentes.

· Contacto con el resto de expositores: conocer otros expositores – especialmente si no son competencia directa – puede representar una buena oportunidad de negocio. Consulta el listado de expositores de la feria, analízalo y selecciona aquellos que consideres de tu interés. Una vez seleccionados envíales una carta o email en el que le indiques que te gustaría poderos conocer en el ámbito de la feria – en la que ambos participáis – con la finalidad de conocer como podéis colaborar o intercambiar opiniones.

· Web / enews / blog / 2.0: comunica tu participación en la feria en los diferentes canales interactivos en los que tu empresa tenga presencia. Comunícalo en tu web, de manera que todo el que entre vea que participaréis en la feria, crea una noticia en tu newsletter corporativo o blog, compártelo en las redes sociales en las que tengáis presencia corporativa. Las comunicaciones 2.0 también podrás utilizarlas para promocionar tu participación durante los días que dure la feria, así como para “colgar” imágenes/vídeos a posteriori sobre vuestra participación.

· Gabinete de prensa ferial: en la mayoría de ferias sectoriales los periodistas especializados en la temática se pasan para conocer las novedades de las empresas y buscar posibles hechos noticiables. Los medios editan ediciones o páginas especiales de la feria y redactan artículos sobre las novedades presentadas.

Si tienes alguna novedad por comunicar, adelántate y con la prensa sectorial y aprovecha su interés, con la finalidad de cerrar alguna entrevista en tu stand. Por otro lado, siempre que presentes algo novedoso, también tendrás la oportunidad de redactar y enviar una nota de prensa, un artículo o reportaje a los medios interesados en tu información. También es interesante tener preparado copias de tu dossier de prensa corporativo para los periodistas interesados en tu empresa, productos o servicios.

Por último, no descartes la posibilidad de gestionar artículos o reportajes sobre tu participación ferial. Si además tu empresa recibe algún reconocimiento o premio en el ámbito de la propia feria, tendrás una buena oportunidad de generar una nota de prensa específica.

· Material comunicativo de la propia feria: todas las ferias tienen sus propios mecanismos de comunicación y deberás tenerlos en cuenta si quieres potenciar tu presencia de marca en dicho evento. Deberás consultar a los organizadores, pero en la mayoría de los casos te encontrarás con la posibilidad de participar en patrocinios en elementos o actividades de la propia feria, te ofrecerán elementos publicitarios (carteles, vallas, banderolas, opis, …) en los que podrás poner publicidad, muchas ferias te ofrecerán poner publicidad en su catálogo ferial, pagar por ofrecer ponencias o talleres, etc. Deberás ser selectivo y ver que tipo de material o actividad comunicativa te interesa tener (y pagar) por tu presencia corporativa.

· Publicidad sectorial: además de las diferentes posibilidades publicitarias que te ofrecerán los organizadores de la feria en la que participes – expuestas en el punto anterior- , en ocasiones también puede ser interesante realizar una campaña publicitaria para reforzar tu presencia ferial. A modo de ejemplo, si interesa que muchos de tus clientes actuales o potenciales conozcan que participaras en una feria determinada, puedes publicitarte en páginas de algunas de las revistas sectoriales seguidas por tu target, de este modo ganarás prestigio y tal vez decidan visitarte cuando asistan a la feria.

· Organiza eventos o actividades en tu stand: una buena manera (y excusa) para atraer la atención de clientes actuales o potenciales a tu stand, es convertirte en el centro de atención. Puedes organizar un evento inaugural para invitar a tus clientes actuales o potenciales, realizar demostraciones en vivo de tus productos, ofrecer degustaciones o pruebas, etc. Siempre que sea posible, realiza demostraciones reales o virtuales (por pantalla) que ayuden a entender lo que ofreces y que beneficios y ventajas aportas respecto a tus competidores.

· Participa en las actividades de tu feria: si participas en una feria como expositor, es porque consideras que en dicha feria una parte de los asistentes con clientes potenciales tuyos. Por lo tanto te recomiendo que participes en las actividades organizadas en tu feria, conozcas a los asistentes, invítalos a tu stand, intercambia tarjetas y comparte opiniones. Tienes una excelente oportunidad de hacer networking, por lo tanto, antes de participar en la feria como expositor, analiza también todas las conferencias, talleres, exposiciones, presentaciones, y otras actividades en las que puedas participar y conocer clientes potenciales.

· Fotografías y vídeo de tu participación ferial: soy consciente que realizar fotografías o crear un vídeo de tu participación ferial forma parte de la actividad comunicativa propia de la feria (y en este artículo me he centrado en acciones preliminares), pero creo que es importante que planifiques estas acciones con suficiente antelación. Crear un dossier fotográfico digno o un vídeo breve de tu participación, puede ser un material interesante que te podrás utilizarlo como resumen de tu participación y para promociones futuras.

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Por último, no olvides que la comunicación ferial no finaliza el día que acaba la feria. Debes hacer un esfuerzo por comunicar las novedades o resultados presentados entre tus clientes actuales o potenciales que no asistieron a tu stand. También se deberán cerrar las reuniones y actividades gestionadas durante la feria, pero eso ya debería formar parte del trabajo de otro artículo dedicado al equipo comercial.

Si lo necesitas, en nuestra empresa podemos ayudarte en tu estrategia y tácticas corporativas, para vuestra comunicación ferial.

Comunicación ferial

Conoce como podemos ayudarte en tu participación ferial

Un saludo,

De Francesc Hernández
Socio Fundador de Solé & Hernández Consultors de Comunicació