15 recomendaciones básicas para ser un buen portavoz ante los medios

Si quiere saber ¿Cómo ser un buen portavoz?, a continuación os mostramos 15 recomendaciones básicas para ser un buen portavoz ante los medios , que esperamos puedan ser de vuestro interés:

1. En primer lugar hay que definir muy bien quien es el representante de la empresa/institución ante los medios de comunicación. En muchas ocasiones es el propio gerente / presidente el que asume dichas funciones.

2. Toda entidad que trate con los medios debería disponer de un argumentario corporativo y el portavoz de la empresa lo debe conocer al detalle e interiorizarlo.

3. También recomiendo que toda empresa disponga de un Q&A, o preguntas y respuestas más frecuentes (documento de carácter interno), en el que se detallen todas aquellas cuestiones susceptibles del interés mediático. Recomiendo redactar, especialmente, todas aquellas preguntas y respuestas que puedan resultar “incómodas”.

4. Cuando la presencia ante los medios sea por una temática muy concreta (no genérica), ésta deberá analizarse previamente y tener previstas todas las preguntas y respuestas Q&A posibles (de carácter obligado si la temática es compleja o conflictiva).

5. Ante los medios se debe estar preparado para contestar todo tipo de preguntas, especialmente aquellas que nos puedan hacer sentir más incómodos.

6. Nunca menospreciar preguntas, por muy absurdas que nos puedan parecer.

7. Las intervenciones del portavoz de una compañía ante los medios se tienen que preparar SIEMPRE. El responsable de comunicación debe pasar a los portavoces una ficha en el que se detallen los aspectos fundamentales de la entrevista, detallando por ejemplo: periodista, medio, motivo, enfoque de la temática, lugar día y hora de realización, duración aproximada, etc.

8. Ante una solicitud de entrevista de un periodista a nuestro portavoz, es lícito solicitar de que temas se quieren tratar y cual es el enfoque, pero JAMÁS se le debe solicitar al periodista que nos facilite las preguntas previamente.

9. Recomiendo ser breve y claro en las respuestas del portavoz. Hay que hablar con naturalidad y sin prisas.

10. No se debe responder con monosílabos. Tampoco se debe responder algo parecido a “de esto no hablo ahora”, o “sin comentarios” … se deberá ser hábil para saber salir por “la tangente”. Si desconocemos sobre lo que nos preguntan, podemos decirlo abiertamente.

11. En el caso de mencionar el nombre de la empresa o entidad por parte del portavoz, se debe ser discreto, puesto que el periodista lo podría considerar como un intento de auto-promoción gratuito.

12. La entrevista únicamente finaliza cuando el periodista ha salido por la puerta, no antes. Muchos micrófonos se quedan abiertos o muchos comentarios realizados fuera del mismo momento de la entrevista han servido para hacer grandes noticias (normalmente no positiva respecto al portavoz o empresa).

13. Siempre que sea posible, deberíamos tener una copia de la entrevista (una vez publicada) y revisar si se ha realizado correctamente o que podemos mejorar en futuras ocasiones.

14. En el caso de que el portavoz participe en una tertulia o debate, se deberá conocer siempre quienes serán los otros participantes, así como el posicionamiento de los mismos ante la temática a tratar.

15. La mejor manera de dominar los nervios es conocer al detalle la temática a tratar y tener preparadas las posibles Q&A y el argumentario básico.

De Francesc Hernández
Socio Fundador de SOLÉ & HERNÁNDEZ