Como organizar una conferencia o una presentación

En este artículo sobre como organizar una conferencia o presentación tienes algunos consejos prácticos que espero sean de su utilidad para organizar este tipo de eventos. La organización de una conferencia o presentación lo podemos considerar tanto un evento interno como externo, dependiendo del colectivo al cual nos dirijamos. 

El lugar del evento

  • Planifica la conferencia en un lugar que conozca y que haya visto previamente.
  • No te fíes de los catálogos, folletos o imágenes de la web de los hoteles o centros de convenciones, a menudo las fotografías engañan y todo parece más grande y más bonito de lo que realmente es. Haz una visita preliminar a la sala y realiza algunas fotos tu mismo.
  • Pregunta cuáles son las condiciones de accesibilidad, especialmente para las personas que tengan alguna discapacidad física.
  • Comprueba toda la instalación: la iluminación, la calefacción, la acústica, la megafonía, etc.
  • Comprueba todo el material audiovisual que tengas que utilizar (Cañón proyector, televisión, ordenador portátil, etc).
  • Revisa las condiciones de visibilidad desde todos los asientos.
  • Siempre que se puedas, haz dos pasillos en vez de uno, facilitará el acceso a todos los asistentes.
  • La mesa de los ponentes siempre debes colocarla en el lugar opuesto a la entrada del público para que las personas que lleguen tarde no estorben el desarrollo del acto.
  • Infórmate de las posibilidades de aparcamiento en las cercanías, así como de los medios de transporte existentes para llegar. Lo deberás incluir en todo el material promocional.
  • Averigua si puedes colocar indicadores del lugar en el que se desarrolle la conferencia (si el acto se organiza en un hotel, normalmente ellos se encargan de la señalización de las salas).
  • Si el / la conferenciante viene de fuera, piensa si puede alojarse cerca del lugar donde se hará la conferencia.
  • Infórmate sobre los nombres de las personas responsables de las instalaciones: el director del hotel o del centro de convenciones, el conserje, el técnico, los montadores de sala, etc.
  • Si la sala es muy grande y no tiene desniveles, piensa en poner una pequeña tarima (de unos 20cm de alto aproximadamente) para los ponentes, así nos aseguraremos de que puedan ser vistos por todos.

El día y hora

  • Dependiendo del público al que vaya dirigida la conferencia, elige con cuidado el día y hora.
  • Atención a los días en los que se organizan grandes eventos mediáticos: partidos de fútbol relevantes, baloncesto u otros deportes, conciertos, otras conferenicas, programas de televisión especiales, etc.
  • Normalmente las conferencias se suelen organizar hacia las 18.30h o a las 20.00h. Si van dirigidas a personas mayores, entre las 17h y las 18h de la tarde.
  • Los sábados o domingos no son buenos días para una conferencia o presentación.
  • Entre semana el viernes es un mal día, el lunes tampoco es recomendable. En términos generales, los mejores días por orden son jueves, miércoles o martes. La costumbre de organizar muchos actos en jueves (en especial en las grandes ciudades), ha hecho que lo tengamos que tener en cuenta a la hora de evitar que coincidan dos actos similares un mismo jueves.

La reserva

  • Si montas la conferencia fuera de tu empresa resérvala con tiempo suficiente para evitar problemas. En un hotel o centro de convenciones haz siempre la reserva por escrito o por email, y pide la confirmación de la misma. Quizás habrá que hacer un pago a cuenta para la reserva.
  • Negocia con el hotel o sala de convenciones, hasta que fecha puedes eliminar la reserva sin penalización, en el caso de que por algún motivo tengamos que anular la conferencia.

La difusión

  • Para asegurar el éxito de la convocatoria es conveniente hacer una buena difusión.
  • En función del evento, deberás enviar la invitación con más o menos antelación. Mi recomendación es enviar la invitación unos 20 días antes de la conferencia/presentación. A partir de la fecha del envío, esperar 4 o 5 días para que todo el mundo la reciba en su domicilio y empezar a hacer llamadas de seguimiento.
  • Cuando falten 10 días, haz un envío de la invitación por email (si los tenemos) a todas aquellas personas que todavía no nos han confirmado su asistencia. El día de antes, podemos volver a enviar un email de recordatorio final para los no confirmados, recordando que mañana es la conferencia.
  • Te recomiendo utilices la web de tu empresa y las redes sociales, para hacer difusión de tu evento.
  • Si además, deseas garantizar una asistencia mínima, pide la confirmación y organiza llamadas de recuerdo o seguimiento a tu lista de contactos.
  • En el caso de que esperes una gran asistencia de público y la sala tenga un aforo limitado, especifica en el programa o invitación este punto y pide la confirmación indicando que es necesario confirmar la asistencia al evento. Recomiendo que hagas las reservas por riguroso orden de confirmación.
  • En función del tipo de conferencia o presentación, puede que debas tener en cuenta la posibilidad de redactar una breve nota de prensa informativa que harás llegar a los medios de comunicación.

El día D

  • Si la sala en la que se realiza la conferencia está en un gran edificio, asegúrate de que será fácil encontrarla, ya sea con rótulos indicadores, azafatas o auxiliares.
  • Los organizadores deben estar en la sala por lo menos una hora antes del evento.
  • En primer lugar hay que comprobar todas las instalaciones y medios a utilizar.
  • Si puedes, organiza un ensayo preliminar.
  • Todo el personal de la organización debe conocer la ubicación de entradas y salidas público, situación de los lavabos, materiales audiovisuales, etc.
  • Lleva una relación de las personas que te han confirmado su asistencia.
  • En caso de que sea necesario, preparar la carpeta o documentación de los asistentes.
  • Dependiendo del volumen de personas que esperas que asistan, conviene que las personas de la organización vayan identificadas (identificador de solapa con imperdible).
  • Si hay que pasar lista a los invitados, como mínimo deberás contar con 1 azafata por cada 70/80 asistentes, para que su entrada sea ágil (casi todo el mundo se concentrará a la misma hora y es conveniente que sea ágil).
  • Debes tener en cuenta que mucha gente habrá olvidado su invitación en casa, por lo que cada azafata deberá tener un listado completo con todos los nombres de los asistentes. Si quieres saber en detalle quién ha venido y quién no, también será imprescindible pedir el nombre en la entrada a todos los asistentes.
  • Si en la conferencia se prevé la asistencia de personas de diferentes países, también es conveniente que todos tengan las acreditaciones (tipo lanyard). Facilita mucho la identificación y las relaciones interpersonales.
  • Si cuentas con la asistencia de VIPS, conviene reservar la primera o primeras filas para ellos, los acompañantes de los conferenciantes o compromisos de última hora.

Otros elementos a tener en cuenta

  • Ruidos ambientales: Elimina todo ruido que pueda molestar y distraer (puertas que chirrían, otras actividades ruidosas en salas adyacentes, música ambiental, acoplamiento de los micrófonos, etc.)
  • Guardarropa: Sobre todo en invierno, los asistentes agradecen mucho que haya este tipo de servicio.
  • Descansos: Si haces un descanso durante la conferencia o presentación, aprovéchalo para airear la sala, reponer las aguas, cambiar los rótulos que sean necesario, etc.
  • Traducción al lenguaje de signos: Si tienes previsto que pueden asistir personas con deficiencias auditivas deberás contratar un / a traductor / a especializado.
  • La traducción simultánea: Si la persona/s que imparten la conferencia lo hace en otro idioma, piense si es necesario contratar servicios de traducción simultánea o si alguna persona de la organización puede hacerlo desde la mesa de ponentes.
  • Considera si será necesario hacer una transcripción de la conferencia, sobre todo si deseas publicar posteriormente el contenido de la misma.

Una vez finalice el evento

  • Recoger todo el material.
  • Haz una breve valoración de cómo ha ido todo con todo el equipo organizador. En ocasiones es interesante realizare un informe por escrito, que nos será muy útil en próximas actividades similares.
  • Si has contratado servicios de traducción, azafatas, auxiliares, audiovisuales, etc deberás agradecer a todos su colaboración.
  • Antes de irte, pide a los responsables de las instalaciones que hagan un breve repaso con vosotros en el lugar donde se hizo la conferencia y os haga notar que todo está en perfecto estado.
  • Finalmente, te deberás despedir de las personas responsables de las instalaciones, agradeciendo su apoyo.

Si tienes que organizar una conferencia o cualquier tipo de evento corporativo y piensas que puedes necesitar ayuda, ponemos a tu disposición desde SOLE & HERNANDEZ Consultors de Comunicació nuestros servicios de Organización de eventos corporativos.

También ponemos a tu disposición nuestro ebook gratuito “¿Cómo organizar eventos?” que espero sea de tu interés.

De Francesc Hernández
Socio Fundador de SOLÉ & HERNÁNDEZ